कॉरपोरेट कार्य मंत्रालय (एमसीए) ने अपने सामान्य परिपत्र संख्या 18/2020, दिनांक 21.04.2020 के द्वारा उन कंपनियों को 30 सितंबर, 2020 तक अपना एजीएम आयोजित करने की अनुमति दी है जिनका वित्तीय वर्ष 31 दिसंबर, 2019 को समाप्त हो चुका है।

हालाँकि, सामाजिक दूरी सम्बन्धी नियमों के पालन करने और व्यक्तियों की आवाजाही पर लगाए गए प्रतिबंधों के कारण यह आवश्यक हो गया है और इसलिए यह निर्णय भी लिया गया है कि कैलेंडर वर्ष 2020 के दौरान कंपनियों को वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग (वीसी) या अन्य ऑडियो विजुअल साधनों (ओएवीएम) के द्वारा अपनी वार्षिक आम बैठक (एजीएम) आयोजित करने की अनुमति दी जाए। तदनुसार, इस उद्देश्य के लिए सामान्य परिपत्र संख्या: 20/2020 आज जारी किया गया है।

असाधारण आम बैठक (ईजीएम) आयोजित करने के लिए पहले जारी परिपत्रों में प्रदान की गई रूपरेखा, यथोचित परिवर्तन के साथ 2020 के दौरान एजीएम के संचालन के लिए लागू होगी, जो वर्गीकरण के आधार पर कंपनियों के लिए आवश्यक हैं: (i) ई-मतदान की सुविधा प्रदान करना या इस सुविधा (विकल्प) को ही चुनना और (ii) वे कंपनियों जिन्हें इस तरह की सुविधा प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है।

वित्तीय वक्तव्यों को कागज की प्रतियां में भेजने की कठिनाइयों के कारण, परिपत्र, केवल ईमेल के माध्यम से कंपनियों को वित्तीय विवरण भेजने की अनुमति देता है। वित्तीय विवरण के साथ बोर्ड की रिपोर्टें, लेखा परीक्षक की रिपोर्टें और अन्य दस्तावेजों संलग्न की जानी चाहिए। कंपनियों को एक विंडो की सुविधा देना आवश्यक है जहाँ शेयरधारक अपने जनादेश को पंजीकृत कर सकें ताकि इलेक्ट्रॉनिक क्लियरिंग सर्विस (ईसीएस) या किसी अन्य माध्यम से लाभांश को इलेक्ट्रॉनिक रूप से स्थानांतरित किया जा सके।

डिजिटल इंडिया प्लेटफॉर्म का लाभ उठाकर एजीएम के माध्यम से कंपनियों को अपने साधारण और विशेष व्यवसाय का संचालन करने की सुविधा देने के लिए उपरोक्त उपाय किये गए हैं। परिपत्र (सर्कुलर) http://www.mca.gov.in/Ministry/pdf/Circular20_05052020.pdf  पर उपलब्ध है।

एएम / जेके