બાબતે અગાઉ તા. 8 એપ્રિલ, 2020ના રોજ અસામાન્ય સાધારણ સભાઓ (EGMs)નુ સંચાલન વિડીયો કોન્ફરન્સ (VC) થી અથવા તો અન્ય દ્રશ્ય શ્રાવ્ય (OAVM)  સાધનોથી હાથ ધરવા અંગે કોર્પોરેટ બાબતોના મંત્રાલય (MCA) મારફતે બહાર પાડવામાં આવેલા સરક્યુલર (જનરલ સરક્યુલર નંબર 14/2020)નુ સાતત્ય જાળવી રાખીને કંપની બાબતોના મંત્રાલયે આવી સભા અંગે આજે સભ્યોને નોટિસ ઈસ્યુ કરવા અંગે વધુ સ્પષ્ટતા કરતો સરક્યુલર (જનરલ સરક્યુલર નંબર 17/2020) બહાર પાડયો છે અને જણાવ્યું છે કે કોરોના વાયરસ સંબંધિત લોકડાઉન અને સોશ્યલ ડિસ્ટન્સીંગ જળવાઈ રહે તે માટે બેઠક અંગે સભ્યોને માત્ર ઈલેક્ટ્રનિક સાધન વડે જ નોટિસ ઈસ્યુ કરવામાં આવે. સાથે સાથે જે કંપનીઓએસંબંધિત કંપનીઓએ સભ્યોના ઈ-મેઈલ એડ્રેસનુ રજીસ્ટ્રેશન કરાવ્યુ ના હોય તેમણે કરાવી લેવાનુ રહેશે તથા નોટિસ ઈસ્યુ કર્યાના સમય અંગે સમાચાર પત્રોમાં જાહેરાત (ડિસક્લોઝર) આપવાની રહેશે.

સંબંધિત કંપનીઓ તરફથી જે જાહેર નોટિસ જારી કરવામાં આવે તેમાં ફિજિકલ શેર ધારણ કરનાર સભ્યો  અથવા તો જે સભ્યોએ પોતાના ઈમેઈલ એડ્રેસ કંપનીમાં રજીસ્ટર ના કરાવ્યા હોય તે સભ્યો સભા દરમ્યાન કેવી રીતે મતદાન કરી શકશે રિમોટ ઈ-વોટીંગ મારફતે અથવા તો ઈ-વોટીંગ પધ્ધતિ મારફતે મતદાન કરી શકશે તે અંગે વિગતો આપવાની રહેશે.

સમાન પ્રકારનુ માળખુ નાની કંપનીઓ માટે પણ રહેશે. એટલે કે જે કંપનીઓએ પોતાના સભ્યોને ઈ-વોટીંગ સુવિધા પૂરી પાડવાની જરૂર રહેતી નથી તે અંગે પણ સરક્યુલરમાં સ્પષ્ટતા કરવામાં આવી છે.  પેસ્ટલ સર્વિસીસમાં અવરોધ ઉભો થવાને કારણે ટપાલ મારફતે નોટિસ મોકલવાનુ તે સ્વિકારવાનુ શક્ય નહિ હોવાને કારણે આ પ્રક્રિયાની છૂટ આપવામાં આવી છે.

આ સરક્યુલરમાં એવી જોગવાઈ દર્શાવવામાં આવી છે જો કેટલીક કંપનીઓ કંપનીઓના કાયદા, 2013/ અને તેની અંતર્ગત બનાવાયેલા નિયમોની લાગુ પડતી જોગવાઈઓ અનુસાર કંપનીઓના નિયમો (મેનેજમેન્ટ અને વહિવટ), 2014 અનુસાર પોતાનો બિઝનેસ માત્ર પોસ્ટલ બેલેટથી (જનરલ બેઠક બોલાવ્યા વગર) હાથ ધરવાનો ઈરાદો ધરાવતી હોય તો ઈલેક્ટ્રોનિક સાધનોથી મતદાન તથા તે અંગેના માળખા અંગે કંપની બાબતોના મંત્રાલયના અગાઉના તા. 08 એપ્રિલ, 2020ના તથા હાલના સરક્યુલરમાં સરક્યુલરમાં દર્શાવ્યા મુજબ અમલ કરવાનો રહેશે. ઈલેક્ટ્રોનિક મતદાનનો અમલ એ રીતે કરવાનો રહેશે કે જેથી જરૂરી ફેરફાર કરવા છતાં પણ મુખ્ય મુદ્દાને અસર થાય નહી (mutatis mutandis.) અને બંને સરક્યુલરનો ઉદ્દેશ જળવાઈ રહે ઉપર જે સ્પષ્ટતા કરવામાં આવી છે તેને લીધે અસાધારણ સમયમાં કંપનીઓએ કેવી રીતે બેઠકનો બિઝનેસ હાથ ધરવો તે બાબતે ગણી સુગમતા થશે તેવી આશા રાખવામાં આવે છે. તા. 13 એપ્રિલ, 2020ના જનરલ સરક્યુલર નં.17/2020 અંગે વધુ સ્પષ્ટતા માટે કંપની બાબતોના મંત્રાલયની વેબસાઈટ http://www.mca.gov.in/Ministry/pdf/Circular17_13042020.pdf રીફર કરીને વિગત મેળવી શકાશે.