विशेष अभियान के पिछले संस्करणों की शानदार सफलता और परिवर्तनकारी परिणामों से उत्साहित पंचायती राज मंत्रालय प्रशासनिक सुधार और लोक शिकायत विभाग (डीएआरपीजी), कार्मिक, लोक शिकायत और पेंशन मंत्रालय, भारत सरकार द्वारा संचालित विशेष अभियान 4.0 के कार्यान्वयन चरण (2-31 अक्टूबर, 2024) के दौरान एक सक्रिय भागीदार के रूप में कार्य करने के लिए पूरी तरह तैयार है। पंचायती राज मंत्रालय में आयोजित विशेष अभियान मुख्य रूप से अपने अधिकारियों और कर्मचारियों के लिए स्वच्छ और अनुकूल कार्यस्थलों को प्रोत्साहित करने और आगंतुकों के लिए स्वागत क्षेत्र बनाने पर केंद्रित है।

विशेष अभियान के तहत पंचायती राज मंत्रालय द्वारा सतत सर्वोत्तम व्‍यवस्‍थाओं को अपनाने के परिणामस्वरूप ई-ऑफिस के माध्यम से 100 प्रतिशत फाइल कार्य निष्पादन, कार्यालय स्थानों का कुशल प्रबंधन और प्रभावी उपयोग, पर्यावरण के अनुकूल व्‍यवस्‍थाओं का कार्यान्वयन, साफ और स्वच्छ कार्यस्थल बनाए रखना, 100 प्रतिशत इलेक्ट्रॉनिक स्क्रैप निपटान सुनिश्चित करना और सार्वजनिक शिकायतों को लंबित नहीं रखना संभव हुआ है।

पंचायती राज मंत्रालय ने विशेष अभियान के चौथे संस्करण के लिए सुझाए गए बिंदुओं पर सभी तैयारियां निर्धारित समय सीमा में पूरी कर ली हैं। 19 सितंबर 2024 को पंचायती राज मंत्रालय के सचिव श्री विवेक भारद्वाज की अध्यक्षता में आयोजित वरिष्ठ अधिकारियों की बैठक में 2 अक्टूबर 2024 से 31 अक्टूबर 2024 तक आयोजित किए जाने वाले विशेष अभियान 4.0 के सुचारू क्रियान्वयन और सफल कार्यान्वयन के संबंध में गहन चर्चा हुई।

सचिव श्री विवेक भारद्वाज ने स्वच्छता को संस्थागत बनाने और सरकारी कार्यालयों में लंबित मामलों को कम करने के महत्व पर जोर देते हुए सभी प्रभागों को विशेष अभियान 4.0 - स्वच्छता के माध्यम से सुशासन को बढ़ावा देने के व्यापक लक्ष्य वाले अभियान - के लिए डीएआरपीजी द्वारा निर्धारित मापदंडों के अनुसार सर्वोत्तम परिणामों के लिए समन्वित और सहयोगात्मक तरीके से काम करने की सलाह दी।

जन शिकायतों के समाधान की दिशा में महत्वपूर्ण कदम उठाते हुए, पंचायती राज मंत्रालय ने उठाए गए मुद्दों की गंभीरता को देखते हुए शिकायतों का त्वरित समाधान सुनिश्चित करने के लिए विभिन्न राज्यों/संघ शासित प्रदेशों में अधिकारियों की टीमें भेजने का निर्णय लिया है। उद्देश्य स्पष्ट है: माननीय प्रधानमंत्री के दृष्टिकोण के अनुरूप, जन शिकायतों का समाधान एक निश्चित समय सीमा के भीतर किया जाना चाहिए, जिसमें याचिका की योग्यता पर ध्यान केंद्रित किया जाना चाहिए और आवेदक की संतुष्टि सुनिश्चित की जानी चाहिए। सितंबर से ही मंत्रालय के अधिकारियों को राज्यों में भेजा गया है और सितंबर महीने के दौरान अब तक प्राप्त 833 जन शिकायतों में से 644 का समाधान किया जा चुका है।

पंचायती राज मंत्रालय 100 प्रतिशत ई-ऑफिस प्लेटफॉर्म पर काम करता है और कागजातों और सामग्रियों के समय पर और प्रभावी निपटान के लिए विशेष व्‍यवस्‍था की गई है। विशेष अभियान ध्‍यानपूर्वक इस प्रक्रिया को तेज करने का एक शानदार अवसर प्रदान करता है। इसके अलावा, मंत्रालय के कार्यालय परिसर में हरियाली बढ़ाकर अधिकारियों और कर्मचारियों की कार्य क्षमता बढ़ाई जा रही है। सभी गलियारों और स्वागत क्षेत्रों को सुंदर बनाने के लिए गमलों में पर्याप्‍त मात्रा में पौधे लगाए गए हैं, यह व्‍यवस्‍था भविष्य में भी जारी रहेगी।

विशेष अभियान 4.0 के प्रारंभिक चरण के दौरान, जागरूकता बढ़ाने, अधिकारियों को संगठित करने और स्वच्छता को “हर किसी का काम” और “जीवन जीने का तरीका” बनाकर विशेष अभियान 4.0 को अत्‍यधिक सफल बनाने में उनकी सक्रिय भागीदारी सुनिश्चित करने के लिए ईमानदार प्रयास किए गए हैं। नोडल अधिकारियों और समर्पित लोक शिकायत निवारण प्रकोष्ठ की राज्य-विशिष्ट भागीदारी ने एक महीने के भीतर सार्वजनिक शिकायतों के निपटान में मदद की और इस प्रकार कोई मामला लंबित नहीं रहा।

पंचायती राज मंत्रालय ने विशेष अभियान 4.0 के विभिन्‍न कार्यों और पहलुओं पर ध्यान केंद्रित किया है, जिसमें विशेष स्वच्छता अभियान चलाना और सभी स्तरों पर शिकायतों के तेजी से निपटान को सुनिश्चित करने के लिए शिकायत निवारण तंत्र को मजबूत करने के लिए प्रक्रियाओं और तंत्रों को सुव्यवस्थित करने के लिए सरकारी अधिकारियों को संगठित करना शामिल है। पंचायती राज मंत्रालय में विशेष अभियान 4.0 का उद्देश्य स्वस्थ कार्यस्थलों का निर्माण करना, कार्यस्थल के उपकरणों को काम करने की स्थिति में रखना, कार्यकुशलता बढ़ाना/उत्पादकता में सुधार करना, अर्थात काम की गति और गुणवत्ता में सुधार करना तथा साफ, स्वच्छ और व्यवस्थित कार्य वातावरण के माध्यम से कर्मचारियों (नियमित, संविदात्मक और आउटसोर्स) का मनोबल बढ़ाना है। स्वच्छ डेस्क/स्वच्छ कार्यालय/स्वच्छ गलियारा/स्वच्छ कार्यस्थान और अन्य सर्वोत्तम व्‍यवस्‍थाओं को नियमित आधार पर सोशल मीडिया के माध्यम से बढ़ावा दिया जाएगा।

जीवन भारती भवन और जीवन प्रकाश भवन दोनों कार्यालय परिसरों में फूलों के गमले, पौधे आदि रखकर अच्छा माहौल देने के लिए आवश्यक कार्रवाई की जाएगी। कार्यस्थल की स्वच्छता के मुद्दों से निपटने के लिए स्वच्छता और सफाई के प्रति व्यवहार/रवैया में परिवर्तन पर विशेष जोर दिया जाएगा, साथ ही लंबित मामलों जैसे कि संसद सदस्यों से संदर्भ, संसदीय आश्वासन, राज्य सरकारों से प्राप्त संदर्भ, अंतर-मंत्रालयी परामर्श, जन अभ्यावेदनों/शिकायतें, बेहतर रिकॉर्ड प्रबंधन, नियमित आधार पर समीक्षा और कागजातों को छांटना जैसे लंबित मामलों का निपटान किया जाएगा, क्योंकि हम सभी के लिए अधिक टिकाऊ भविष्य की ओर बढ़ रहे हैं।

6 सितंबर 2024 को पंचायती राज मंत्रालय के आर्थिक सलाहकार डॉ. बिजय कुमार बेहरा की अध्यक्षता में रिकॉर्ड प्रबंधन पर एक लघु कार्यशाला आयोजित की गई, जिसके बाद रिकॉर्ड अधिकारियों के साथ एक बैठक हुई, जिसमें 2 अक्टूबर से 31 अक्टूबर 2024 तक निर्धारित आगामी विशेष अभियान 4.0 की तैयारियों पर चर्चा की गई। कार्यशाला के दौरान, डॉ. बेहरा ने विशेष अभियान 4.0 की सफलता के लिए समय पर सहयोग के महत्व पर बल दिया और रिकॉर्ड रखने पर रिकॉर्ड अधिकारियों की क्षमता निर्माण और रिकॉर्ड प्रतिधारण अनुसूची के अनुसार संरक्षण, वितरण और प्रतिधारण आदि के लिए फाइलों के वर्गीकरण में उनकी मदद करने के लिए अंतर्दृष्टि और रणनीतियों को साझा किया। चूंकि पंचायती राज मंत्रालय बहुत कम भौतिक फाइलों के साथ पूरी तरह से ई-प्लेटफॉर्म पर काम करता है, इसलिए एनआईसी के सहयोग से ई-फाइलों की समीक्षा और उन्हें छांटने पर ध्यान केंद्रित किया गया। अनुभाग अधिकारियों को महत्‍वपूर्ण दस्‍तावेजों की रिकॉर्ड प्रतिधारण सूची की समीक्षा करने और ई-ऑफिस की क्षमता को प्रभावित करने वाली पुरानी फाइलों को हटाने के निर्देश दिए गए।  विभिन्न प्रभागों/अनुभागों में फाइलों की समीक्षा और कार्रवाई के लिए लक्ष्य निर्धारित किए गए, विशेष अभियान 4.0 के दौरान कुल 1525 फाइलों का निपटारा किया जाना था।

पृष्ठभूमि:

पंचायती राज मंत्रालय 2 अक्टूबर से 31 अक्टूबर 2024 तक चलने वाले विशेष अभियान 4.0 में सक्रिय भागीदार है। इस अभियान का उद्देश्य लंबित मामलों के निपटान में तेजी लाना और सभी कार्यालयों में स्वच्छता को संस्थागत बनाना है। शासन और प्रशासनिक दक्षता बढ़ाने के भारत सरकार के प्रयासों के अनुरूप, पंचायती राज मंत्रालय अभियान के सफल कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए पिछले और प्रारंभिक चरण के कार्यक्रमों के समापन पर ध्यान केंद्रित कर रहा है।

प्रारंभिक चरण के दौरान, पंचायती राज मंत्रालय ने लंबित कार्यों की कई श्रेणियों की पहचान की, जिनमें इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की समीक्षा, सार्वजनिक शिकायत के मामले, सार्वजनिक शिकायत की अपील और स्वच्छता गतिविधियों के लिए विशिष्ट स्थल शामिल हैं। मंत्रालय विशेष अभियान 4.0 के प्रभावी कार्यान्‍वयन के माध्यम से पारदर्शिता में सुधार, स्वच्छता को बढ़ावा देने और प्रशासनिक दक्षता बढ़ाने के लिए समर्पित है।

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