गृह मंत्रालय के राजभाषा विभाग द्वारा विशेष अभियान 6 के अंतर्गत कार्यालयों की कार्यप्रणाली को अधिक सुव्यवस्थित, पारदर्शी एवं दक्ष बनाने के उद्देश्य से विभिन्न गतिविधियाँ संचालित की जा रही हैं। इस अभियान के तहत लंबित मामलों के निस्तारण, अभिलेखों के बेहतर प्रबंधन, भौतिक फाइलों के डिजिटलीकरण तथा कार्यालय परिसरों में स्वच्छता सुनिश्चित करने पर विशेष ध्यान दिया जा रहा है।

विशेष अभियान 6 के अंतर्गत राजभाषा विभाग में भौतिक फाइलों की स्कैनिंग एवं उन्हें ई-फाइल में परिवर्तित करने का कार्य उल्लेखनीय प्रगति पर है। अब तक लगभग 90 प्रतिशत भौतिक फाइलों को स्कैन कर ई-फाइल में परिवर्तित किया जा चुका है। इससे अभिलेखों के डिजिटल प्रबंधन को बढ़ावा मिलने के साथ-साथ फाइलों तक पहुँच सुगम बनाने, कार्यालय के कार्यों में दक्षता बढ़ाने तथा कागजी अभिलेखों पर निर्भरता कम करने में सहायता मिल रही है। इसके अतिरिक्त, जिन फाइलों की अब उपयोगिता नहीं रह गई थी, उन्हें निर्धारित प्रक्रिया के अनुरूप निस्तारित किया गया है। इस पहल से कार्यालय परिसर में अनावश्यक अभिलेखों के संचय को कम करने और कार्यस्थल पर स्वच्छता एवं सुव्यवस्था बनाए रखने में भी मदद मिली है।

अभियान के अंतर्गत विभाग में लंबित मामलों के समयबद्ध निस्तारण पर भी विशेष बल दिया जा रहा है। इस क्रम में प्रधानमंत्री कार्यालय (PMO), गृह मंत्रालय (MHA) तथा राष्ट्रपति सचिवालय से प्राप्त संदर्भों (References) के निपटारे को प्राथमिकता देने का निर्णय लिया गया है। साथ ही, विभाग के सभी अनुभागों एवं अधीनस्थ कार्यालयों को अपनी भौतिक फाइलों की समीक्षा करने, उपयोगी अभिलेखों को डिजिटल स्वरूप में संरक्षित करने तथा निर्धारित अभिलेख प्रतिधारण योजना (Record Retention Plan) के अनुसार पुरानी फाइलों के निस्तारण की कार्रवाई करने के निर्देश दिए गए हैं।

राजभाषा विभाग द्वारा विशेष अभियान 6 के अंतर्गत किए जा रहे इन प्रयासों का उद्देश्य कार्यालयों की प्रक्रियाओं को सरल एवं प्रभावी बनाना, अभिलेख प्रबंधन को आधुनिक स्वरूप प्रदान करना तथा स्वच्छ, व्यवस्थित और डिजिटल कार्य-संस्कृति को प्रोत्साहित करना है।

 

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